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マイナンバーお役立ちツール

マイナンバーお役立ちツール~収集・保管・利用・廃棄~

 

平成27年10月中旬以降、住民票を有する全ての住民に対し個人番号(マイナンバー)の通知カードが 簡易書留により郵送されています。

企業は従業員(パート・アルバイトも含むすべての従業員)や取引先(支払調書が必要な弁護士や税理士、 社会保険労務士、不動産の貸主等)から、マイナンバーを取得し、ガイドラインに則って 保管・利用・廃棄をしなければなりません。

 

 

マイナンバーを管理する上で、必要な実務と起こりうるリスクは次の通りになります。

場面 必要な実務 起こりうるリスク
①取得 全従業員から個人番号を取得し、本人確認を行う
  1. 1. 取得漏れや確認漏れの発生
  2. 2. 個人番号や本人確認書類の漏えいリスク
②保管 個人番号が漏えい・紛失・不正利用されないように厳重な保管が必要
  1. 1. エクセルファイルや紙での管理は特定個人情報の漏えいや紛失のリスクが高い
  2. 2. 安全管理措置が不十分または取扱手順を守らないことにより漏えいや紛失するリスク
③利用・提供・廃棄削除

1. 社会保険と税に関する手続きの際、書類に個人番号の記載をする

2.不要になったデータ・書類等の廃棄

  1. 1. 個人番号を取扱う事務手続き及び業務ルールについて、事務取扱担当者への定期的な教育が必要
  2. 2. 保管が不要になった退職従業員をピックアップする際の漏れや手間
  3. 3. エクセルファイルや紙での管理の困難さにより保管期限を超えても廃棄削除されないリスク
④全般 ①~③の各場面
  1. 1. 手作業で個人番号の取扱い履歴を残す際の漏れや手間
⑤安全管理 個人番号の漏えい、滅失及び毀損を防止するために適切な安全管理を実施
  1. 1. 個人番号を記載した書類やデータの盗難・紛失・漏えいを防止するための措置が必要

 

PSRでは、このマイナンバーの収集・保管・利用(帳票への転記)・廃棄における業務負担と 漏えい紛失リスクを軽減できるようなサービスをご用意いたしました。

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