社労士による「ファイル交換安心君」ご利用事例

Interview ①

 

1、安心君を使おうと思ったきっかけを教えて下さい。

顧客へ、電子申請の決定通知や給与データなどセキュリティが担保されている状態で送りたかった。共有ストレージを使えば、メールにパスワードをつける手間も省けるので助かっています。

 

2、使い勝手はいかがでしょうか？

使い方は私が顧問先へ教えるのですが、PCに不慣れな社長様でも数回慣れて頂くと理解してもらえるインターフェイスだと思います。
個人的には、書類をいったんダウンロードしなくても上書き&保存できる仕様にしてほしいと思います。

 

3、安心君を使い先生の業務において何か変わったことはございますか？

これは想定していませんでしたが、顧問先が請求書のやりとりもこれでやりたいと申し出てくれて、請求書を郵送する手間が省けました。

 

4、お客様の反応はいかがでしょうか？

共有ストレージを税理士の先生も閲覧できるようにしてほしいと要望があり、給与データや入退社情報を共有しています。会社が税理士、社労士と2か所に情報をそれぞれ伝える必要がなく、安心君から情報がとれるようにしているので、顧客からは喜ばれています。

 

Interview ②

 

1、安心君を使おうと思ったきっかけを教えて下さい。

弊所は、開業2年目あたる2015年に初めてスタッフを雇用した際、事務所の仕組みを考えました。
子育てママを多く雇用していく予定でしたので、誰かが仕事に穴をあけても、他のスタッフが仕事を引き継げて、お客様に迷惑をかけない仕組みが必要で、データを共有するシステムを探していました。

 

2、使い勝手はいかがでしょうか？

まず、思惑通り、事務所内のオンラインの倉庫として、大変便利に使っています。
また、安心君を使うスタッフが何人増えても、また、顧問先との共有フォルダがいくら増えても、定額なのも嬉しいです。
年間の経費の見通しを立てるときにも安心ですね。

 

3、安心君を使い先生の業務において何か変わったことはございますか？

まず、安心君を導入した副次的効果として、ペーパレスが実現しました。
安心君から必要なファイルをDLし、パソコン内で加工し、また安心君にアップするので、紙を使う必要が無くなったのです。おかげで、弊所は、社労士事務所にしては驚くほど紙の資料がありません。

また、各スタッフがPCで作ったファイルは、仕掛かりのファイルであっても全て安心君い上げて帰るルールになっているので、結果としてスタッフがPCを私物化して、マイルールで様々なフォルダなどを構築することを防げています。業務の透明性という意味でとても満足しています。

 

4、お客様の反応はいかがでしょうか？

お客様にも好評です。
給与計算データや雇用契約書などのナーバスなデータは、安心君の顧問先との共有フォルダにてやり取りしています。
セキュアな環境でやりとりできるので、安心です。
また、メール添付だと後で探すのも大変ですが、安心君だとすぐに見つかります。

 

Interview ③

 

1、安心君を使おうと思ったきっかけを教えて下さい。

当法人はストレスチェック業務を多く取り扱う中、従業員名簿や個人のストレスチェック結果の授受においてセキュリティが万全であることが求められる中、安心君の強固なセキュリティ体制や機能を知り、飛びつきました。

 

2、使い勝手はいかがでしょうか？

相手方へメール通知ができたり、安心君の中でファイル移動ができたり、重たいデータであれば消去期日を指定できたりと、「やりたい」と思ったことがほぼできるので、重宝しています。

 

3、安心君を使い先生の業務において何か変わったことはございますか？

官公庁やある程度の規模の企業は必ず「セキュリティ」について確認されるなか、自信をもってセキュリティ(個別にＰＷでアクセスやサーバー体制等)を紹介できるため、これら官公庁や大手企業との契約が可能となった点が大きいと感じています。

 

4、お客様の反応はいかがでしょうか？

初期設定で少々戸惑ったり、初期設定期限を過ぎてしまう、ＰＷ忘れてしまう・・等ありますが、使いだすと「今までデータはメール添付で煩雑だったが、データ管理がしやすくなった」といった声を頂いています。

 

Interview ④

 

1、安心君を使おうと思ったきっかけを教えて下さい。

メールでのやりとりが多いお客様との添付ファイルのパスワード解除に時間がかかっていました。 ちょうど、私たちからも電子申請の決定通知書や給与のデータが入った情報のやりとりも多くなってきた時期でもあり、給与計算情報をはじめとする重要な情報のやり取りのためメール添付では不安な状況でした。

共有の安心君を使えばパスワードの管理のわずらわしさ、ファイルを安心君内に置けばお客様にもメールでファイルが入ったことのメッセージが届くのもかなり魅力的でした。

 

2、使い勝手はいかがでしょうか？

最初は使用方法についてご説明するのですが、すぐ慣れて頂けてファイルの保存もドロップ＆ドラッグで簡単に置くことができるのでとても便利に使っています。また、「給与●月」「手続き済み」など、任意にフォルダも設定できるので、内容ごとに仕分けられて非常に便利です。

 

3、安心君を使い先生の業務において何か変わったことはございますか？

メール添付でのやり取りが減りました。
個人情報を扱うことの多い業務のため、顧客に安心感を与えることができています。
メールソフトの種類によってなのか分かりませんが、あるお客様ではファイル名が化けてしまって読めないお客様についても安心君を利用することでそういったこともなくなりました。

 

4、お客様の反応はいかがでしょうか？

添付の際のパスワードの管理もなくなり、添付ファイルが重い場合、分割して送っていたのが、大きさを気にすることなくまとめてファイルを置くことができるのでとても便利とご好評いただいています。
メール添付だとZIPファイルにパスワード設定しないといけないような重要なデータもそのまま入れられるところやデータを安心君に入れた後、訂正や削除などの編集ができるのも便利です。
また、安心君に情報が入ったことをメール設定しておけば、相手に連絡せずとも自動で通知し、教えてくれる機能もあるところも役立っています。

 

※番外編

現在の利用状況

弊社でもファイル交換安心君を7年ほど利用しており、社外とのファイル共有をメインに利用しています。

わかりやすくミスが起きにくい権限設定により、簡単にセキュアな環境で外部のユーザーとファイルの受け渡しができるというところがメリットですが、ユーザー数やフォルダ数によって金額が変わらないという点も大きいです。

クラウドツールですと、ユーザー数課金が多く、利用するユーザーが増えれば必然的に費用も上がっていくという仕組みかなと思いますが、どんなにユーザー数が増えても費用が変わらない点は、非常に助かっています。
（ちなみに弊社の場合、運営上、数多くの企業のお客様やパートナー企業、そして会員の先生がたなどと、資料や契約書などのデータ受け渡しがあり、現在約1300件ほどのユーザーを登録がされておりますが、もちろんユーザー数で費用は変わっておりません）

 

テレワーク実施時の社内のファイル管理にとても役に立ちました

新型コロナウイルス感染拡大に伴う、緊急事態宣言が発令され際、弊社では会社に出社するメンバーを数名に限定し、その他はテレワーク業務という体制に切り替えました。（今はテレワーク実施環境は整えつつ、通常出社をしております）

安心君では簡単にデータが共有できるグループ設定や、フォルダの閲覧設定ができるため、すぐに「部署別」「業務別」などの設定を行い、スムーズにテレワーク時の社内データ共有が実現でき、また、特定のグループ内でも「経営陣だけが見れるフォルダ」や、各社員が総務・経理に提出する書類等の「誰が閲覧OK・NG」かなど細かな業務の運用ルールに応じ設定することもできたので、大した不便もなく運用できホッとしました。

 

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無料トライアル・お申込み

安心君では1ヶ月無料トライアルをご用意していますので、操作感などお試しいただいた上で導入できます。

• ご利用可能なディスク容量は1GBという制限以外はユーザー登録からデータの共有など本サービス同様の操作が可能です。社内メンバーやお客様などを招待して是非お試しください。
• 本契約時はトライアルで利用した環境を引き継ぐことができます。
• 操作方法等のご質問はトライアルから受け付けておりますので、十分ご理解いただいた上でお申込みができます。

 

 

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