※この記事はPSRで取り扱い中のオンラインストレージサービス「ファイル交換安心君」の事例記事です。

執筆者の管理～ファイル授受とブログ機能と活用し、業務の煩雑さを解消

メディア事業の担当者による執筆者管理の事例です。

自社の運営サイトでのコラムや記事の他、他社メディアへの記事出稿などを行っており、記事については100名を超える執筆者に協力体制により運営しています。

以前は、連絡手段はすべてメールでしたが、記事の締め切りもバラバラ、集める書類もばらばら、そしてどこまでチェックを行ったのかなどもわかりづらく、多数の執筆者と同時並行でやり取りをしているため、ミスも起こっていました。

また、請求業務においても、郵送できたものやメール添付できたものなどの仕訳や経理への提出なども煩雑になっていました。

• 執筆者1人1人とのやり取りについて、何の記事についてどこまで進んでいるかをわかりやすく管理したい
• 執筆依頼書や請求書などが煩雑にならないよう1元管理をしたい

このような課題に対し、オンラインストレージサービス「ファイル交換安心君」での利用を始めました。

安心君はインターネット上にファイルを保存できるオンラインストレージサービスですが、社内外問わず、他者との共有を安全に行えるような仕組みや、メッセージ機能などが特徴のツールです。

 

安心君を使い課題を解決できたポイント

• 執筆者とのみやり取りができるグループ（安心君では「プロジェクト」と呼びます）を作成できるためミスが起きにくい
• ファイルの共有だけでなく、コメント投稿ができるブログ機能があるため記事内容についての細かなメッセージのやり取りができる。
• 書類関連のやり取りを安心君にまとめ、請求書については、そのまま経理担当と共有ができる

 

執筆者とのみやり取りができる

安心君を利用する際は、「プロジェクト」というグループを作成し、プロジェクトごとにアクセスできるユーザーを指定することで、メンバー内でのファイルの共有やメッセージ機能を使うことが出来ます。

あらかじめ利用メンバーがしてされていることによって、メール時の宛先ミスや、別のファイルを添付してしまうなどのヒューマンエラーを防ぐことが出来ます。

 

ファイルの共有だけでなく、ブログ機能があるため記事内容についての細かなメッセージのやり取りができる。

各執筆者ごとのプロジェクト内で専用のブログを使うことにより、記事の修正のやり取りや、依頼内容に関する質問・回答などもメールではなく安心君の中で行うことが出来ます。

チャットサービスと違う点は、オンラインストレージサービスとして、ファイル管理ができ、かつメッセージ機能やブログ機能によるコミュニケーションができるという点です。

 

書類関連のファイル管理を安心君にまとめることにより、簡単に業務に展開できる

前段で書いた通り、安心君ではオンラインストレージとしてファイル管理を行いつつ便利なコミュニケーション機能が使えるという点です。

 

執筆依頼書の保存→執筆依頼

①各先生ごとのプロジェクト内にある執筆依頼書フォルダに依頼書や依頼詳細を保存

②ファイルごとに操作メニューより「ブログ記載」

③そのまま新規の執筆依頼に関するブログトピックを立てることが出来ます。

 

執筆者からの請求書アップ→経理担当への提出

①執筆者の先生より請求書をアップいただく

②アップされたファイルの操作メニューからファイルの「コピー」を選択

③経理担当のフォルダを指定することで画面の遷移をせずに簡単に経理担当者への請求書提出が行えます。

 

このように安心君のファイル管理、ブログ機能を使うことにより事務所のスタッフ間の業務の進捗管理や、クライアントとの契約書面の修正のやり取りなど、使い方によって様々な業務で活用ができます。

 

＞＞ファイル交換安心君の詳細はこちら