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導入事例 - 給与計算在宅スタッフ紹介サービス

在宅スタッフの方が、顧問先様への連絡もサクサクと進めてくれるので、業務が弊社職員から手離れし効率的になりました

 

— はじめに、事務所の概要を教えていただけますか。

わたしたち、社会保険労務士法人イデアコンサルティングは、グループ会社である税理士法人と連携して、「税務・労務」にまつわる相談や助成金のアドバイスなどのサービスを、ワンストップで提供しています。主なお客様は、飲食・IT・コンサルティング会社などのベンチャー企業様が中心ですね。

 

— ありがとうございます。そのなかで、従来の業務においてはどのような課題がありましたか?

グループ会社の税理士法人イデアコンサルティングでは、経理代行サービスを提供していますが、その際に給与計算業務を依頼されることも多く、その業務に関しては、当事務所で対応をさせていただく場合もございます。おかげさまでサービスの問合せは増えているのですが、職員の負荷が増えてしまったり、他の業務を行う体制が整わなかったりと、せっかく給与計算業務の依頼をいただいても、受けきれない状況があったのです。

そのような事情もあり、経験者の採用をするか検討していたところ、ジャスネットさんから給与計算業務の実務経験をもつ「在宅スタッフ紹介サービス」を案内いただきました。

 

— 在宅スタッフを採用するにあたり、重視された点は何でしょうか。

実は当初、扱う給与計算業務の性質上、直接雇用をして事務所で業務を行っていただける方の採用を考えていました。ただ、懸念点としてあったのは、一人ひとり雇用をしてしまうと、人件費などの管理費用が増えてしまうこと。そこで、直接雇用にとらわれない採用の選択肢を模索していたタイミングでした。ジャスネットさんから提案された在宅スタッフの紹介は、業務委託での契約で在宅勤務でしたので、コスト的にメリットがあるなと。また、経験者の紹介で独自の実務試験を合格された方を紹介してくださるということで、その点も良いと感じました。

 

— 業務を委託するにあたって課題はなんでしたか?

これまで、外部の方に業務を委託したこと、派遣スタッフの受け入れをしたことがなかったので、どのように情報の連携をとればいいのか、という点は考える必要がありました。また、どこまでの業務を在宅スタッフにお願いできるのか、また個人情報の取り扱いについても、自宅ではどのように管理をされるのかなどは、不安に感じていました。

 

— その課題をどう解消されましたか?

もともと社内でチャットツールを導入していたので、在宅スタッフの方との連絡手段についても、これを使いました。顧問先様ごとにチャットグループを作って、そのグループ内で業務のやり取りが進む流れです。在宅スタッフの方が、顧問先様への連絡もチャットワークでサクサクと進めてくれるので、業務が弊社職員から手離れしだいぶ効率的になりました。

業務内容については、先に話したとおり、外部の方を採用して業務をお願いするといった取り組みは初めてでしたので、仕組み作りを目的に、まずは10名までの規模のイレギュラー処理が少ない企業を3~4社お願いしました。

個人情報の取り扱いについては、ジャスネットさんで個人情報の取り扱いの研修を受講し、面談も実施されているということで、ある程度は信頼していました。機密保持契約書も在宅スタッフと締結していますが、最終的には在宅スタッフの管理意識によるところが大きいと思います。実際、業務をお願いする前にお会いしてみて、この方なら安心してお任せできそうだと感じました。

ジャスネットさんからは良い方をご紹介いただいたので、在宅スタッフの方には、専属の担当に近いかたちでお客様をお任せしています。やはり経験者をご紹介いただいているので、業務に関するコミュニケーションのストレスも非常に少ないことが良いと感じます。個人情報の管理に関するトラブルもなく、現在は6~7社をお願いしていますが、今後もお任せする企業は増えると思います。

 

— サービス導入後、職員の働き方への変化はいかがですか?

本来注力したい社労士業務に時間を割けるようになったのは大きいですね。タイミング的にちょうど労働保険の更新や、算定の時期の前に紹介していただけたので、繁忙期の時期は、私たちがそちらに集中することができたのも大きかったですね。

これまでは、給与の25日支払いなど一定の期間に業務が集中するので、どうしても月の半ばは、担当によっては、給与計算業務にほぼつきっきりで、職員の負荷も増える傾向にありました。ですが、サービス導入後は、明らかに職員の負担が減り、負荷も減りました。これまでは常に業務に追われている感覚でしたが、気持ち的にもかなりラクになったと思います。

 

— 導入した在宅サービスについて、今後の活用をお聞かせください。

当事務所にご紹介いただいた在宅スタッフの方は、社会保険労務士の資格をお持ちで、社会保険に関する知識もある方です。そのため、いまは給与計算業務だけをお願いしていますが、ゆくゆくは給与計算と社会保険に関する業務もお願いできたらと考えています。そういった業務をお任せすることで、職員たちには、もっと新しいことに挑戦できる環境を整え、当事務所の発展に繋げたいと思います。

 

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